ในยุคปัจจุบันและหลังจากนี้ รูปแบบการทำงานของผู้คนในยุคปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงต่างจากเดิม ผู้เขียนมองว่า การปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง สามารถสร้างโอกาสหรือแนวทางใหม่ๆได้ บทความนี้เป็นการนำข้อมูลประเด็นจากข้อมูลหลายๆแหล่งทั่วโลก ว่ารูปแบบการทำงานต่อไปเป็นอย่างไร เราต้องเรียนรู้อะไรบ้าง
การทำงานในสำนักงาน และองค์กร เป็นรูปแบบการทำงานที่มีหลายส่วนหลายแผนก แต่ด้วยเหตุการณ์ต่างๆในปัจจุบัน การออกแบบสำนักงานต้องมีการปรับตัวตามภาะวการณ์ มีความยืดหยุ่น มีความรู้เรื่องเทคโนโลยี มีพื้นที่ที่ทำให้พนักงานได้แสดงความคิดสร้างสรรค์อย่างเท่าเทียมกัน
พออยู่ในช่วงยุคโควิด-19 ผู้เขียนมองว่าการทำงานในรูปแบบสำนักงาน หรือบริษัทจะต้องมีการปรับเปลี่ยนและอาศัยเทคโนโลยีในการทำงานมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ผู้เขียนจึงพยายามหาข้อมูลว่าหลังจากหมดยุคโควิด 19 ไปแล้ว การทำงานในอนาคตจะเป็นอย่างไร
ผลกระทบและการเปลี่ยนแปลง
ตั้งแต่ปี 2563 เป็นต้นมา การทำงานต้องพึ่งอาศัยนวัตกรรมและเทคโนโลยีเพิ่มมากขึ้น หากเป็นแต่ก่อน เรามาทำงานออฟฟิตตอนเช้า แล้วเดินทางกลับบ้านในช่วงเย็น วนซ้ำไปเรื่อยๆ แต่ปัจจุบันมีการประชุมทางวิดีโอ การนั่งทำงานที่บ้าน รูปแบบการทำงานออฟฟิตจึงเปลี่ยนไป
ผู้เขียนได้ไปหาข้อมูลว่าอนาคตของออฟฟิตจะเปลี่ยนแปลงไปทางไหน จากข้อมูลการประชุมของ AESC APAC Conference 2019 ได้บอกว่า ออฟฟิตไม่จำเป็นจะต้องเป็นคอก มีโต๊ะทำงาน มีฉากกั้น คนทำงานแบบหลบซ่อนกันกับคอมพิวเตอร์ของตนเองอีกต่อไป แต่มันขึ้นอยู่กับรูปแบบของงานที่พวกเขาทำต่างหาก
พื้นที่ออฟฟิตควรเป็นพื้นที่ที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับคนทำงาน หากวิเคราะห์ให้ดีแล้ว คนที่ทำงานแต่ละตำแหน่ง บางครั้งก็มีหน้าที่หลายๆอย่าง ดังนั้นพื้นที่ทำงานต้องสามารถตอบสนองต่อกิจกรรมของทุกคนได้ ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ประชุม พื้นที่ส่วนกลาง หรือพื้นที่ทำงานส่วนตัว
ตั้งแต่ปี 2563 เป็นต้นมา หลายๆอาชีพเริ่มมีผลกระทบ โดยเฉพาะการทำงานแบบสำนักงาน องค์กร และอุตสาหกรรม Co Working มีผลกระทบอย่างมาก บริษัทใหญ่ๆหลายแห่งๆเริ่มเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน ความต้องการใช้พื้นที่ในองค์กรน้อยลง การทำงานทางออนไลน์ ทำให้การที่จะเกิดสำนักงานใหม่ๆขึ้นมาเป็นการยากมากขึ้น
ระยะเวลากว่า 2 ปี (ปี 2563 – 2565) พนักงานในบริษัทหรือองค์กรส่วนใหญ่สามารถปรับตัวได้ ไม่มีผลกระทบกับการทำงาน หากจะทำงานออนไลน์หรือในองค์กร เพียงแต่ผู้บริหารหลายๆองค์กรต้องมองการบริหารจัดการการทำงานของพนักงาน ว่าแต่ละองค์กรมีความเข้มงวดในเรื่องการทำงาน
สำนักงานหลังยุคโควิด-19
หลังยุคโควิด-19 ผู้เขียนคิดว่าการเปลี่ยนแปลงรูปแบบออฟฟิตหรือสถานที่ทำงาน คือ การปรับตัวของมนุษย์ในอนาคต และมันจะเป็นรูปแบบที่ถูกนำมาใช้เหมือนเป็นแพทเทิร์น เราไม่ทราบว่าต่อไปอนาคตอีก 5 ปี หรือ 10 ปีว่าจะมีเหตุการณ์อะไรขึ้น แต่เราต้องเตรียมพร้อมกับสถานการณ์เอาไว้
จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนสัมผัสมา เราต้อง WFH หลายต่อหลายเดือน มีคนที่ปรับตัวได้ กับคนที่โหยหาการเข้าสังคม ก็จะรู้สึกว่าการทำงานตามลำพังที่บ้าน ทำให้รู้สึกเหงาและทำงานไม่ได้มีประสิทธิภาพ ผู้เขียนเลยคิดว่า อนาคตของพื้นที่ทำงาน จะต้องปรับเปลี่ยนอย่างไร หรือเป็นเหมือนเดิม
จากข้อมูลของเว็บไซต์ Harvard Business Review ที่พูดถึงรูปแบบสถานที่ทำงานหลังจากเกิดเหตุการณ์โควิด-19 ไว้ 5 รูปแบบ ซึ่งเป็นสิ่งที่จะเห็นได้ในขณะนี้และอนาคต มีดังนี้
1 ออฟฟิตในรูปแบบเดิม
เป็นออฟฟิตที่ยังคงทำงานตั้งแต่เก้าโมงเช้าถึงหกโมงเย็น แต่จะมีความยืดหยุ่นมากกว่าเดิมและใส่ใจเรื่องของสุขอนามัยมากขึ้น แต่รูปแบบการทำงานยังคงเดิม
2 ออฟฟิตในรูปแบบ Clubhouse
เป็นออฟฟิตที่ให้พนักงานเข้าออฟฟิตในยามจำเป็น เช่น จะทำงานออฟฟิตก็ต่อเมื่อมันต้องใช้ความร่วมมือแบบเป็นทีม หรือต้องทำงานร่วมกัน แล้วทำงานที่บ้านหากเป็นงานที่ต้องโฟกัส สามารถทำคนเดียวได้ ออฟฟิตกลายเป็นพื้นที่ศูนย์กลางของพนักงาน เป็นที่ที่พบปะสังสรรค์และทำงานร่วมกัน
3 ออฟฟิตในรูปแบบทำงานตามกิจกรรม
เป็นออฟฟิตที่พนักงานแต่ละคนไม่มีโต๊ะทำงานที่ชัดเจน ต้องเคลื่อนย้ายตลอดตามช่วงเวล่และประเภทของงาน และไม่ต้องเข้าทำงานที่ออฟฟิตทุกวัน จะทำงานที่บ้านประมาณสองถึงสามวันต่อสัปดาห์ และภายในออฟฟิตจะลดโต๊ะทำงานลง จาก 8 โต๊ะต่อพนักงาน 10 คน เหลือ 5 โต๊ะต่อพนักงาน 10 คน เนื่องจากแต่ละวันพนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิตทุกคน เป็นการลดความหนาแน่นและการรวมกลุ่มคนจำนวนมาก
4 ออฟฟิตในรูปแบบ Hub
เป็นออฟฟิตที่ตัวออฟฟิตใหญ่จะอยู่ในเมืองหรือย่านธุรกิจ แต่พนักงานไม่ต้องเดินทางเข้าเมือง พนักงานจะทำงานในออฟฟิตย่อยในชานเมืองตามที่ตนอาศัยอยู่ พนักงานไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทางเข้าเมือง สามารถทำงานและมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างดี
5 ออฟฟิตในรูปแบบเสมือนจริง
เป็นออฟฟิตที่พนักงานทุกคนทำงานจากที่บ้าน หรือที่อื่นๆบนโลกใบนี้ ไม่มีพื้นที่ทำงานชัดเจน ส่วนใหญ่ทำงานและพูดคุยกันผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์
ออฟฟิตทั้ง 5 รูปแบบเป็นข้อมูลสถิติของฝั่งตะวันตก เกิดจากการทดลอง เก็บข้อมูล วัดผลต่างๆจนได้ข้อสรุป เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของผู้ประกอบการ เจ้าของบริษัท หรือคนที่กำลังคิดจะก่อตั้งกิจการในรูปแบบบริษัท ต้องดูว่ากิจการของแต่ละบริษัทแท้จริงเหมาะกับรูปแบบใด การชั่งน้ำหนักและการเลือกรูปแบบทำงาน มันเป็นการสร้างและเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน หรือที่เรียกว่า วัฒนธรรมขององค์กร
ลักษณะการออกแบบสถานที่ทำงาน
ลักษณะการออกแบบ เปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงาน ความจริงขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมขององค์กรว่าสามารถปรับตัวได้มากน้อยเพียงใด จากข้อมูลและงานวิจัยชอง Harvard Business Review บอกหลักการในการปรับเปลี่ยนสถานที่ทำงานในยุคโควิด-19 ดังนี้
1 ตั้งชื่อพื้นที่ทำงานแต่ละจุด
ระบบตั้งชื่อมีความสำคัญ สถานที่ทำงานไม่ควรจะเป็นสถานที่ที่คนทำงานในรายการที่ต้องทำ เป็นกิจวัตรซ้ำๆ แต่สถานที่ทำงานที่ไว้ทำงานร่วมกัน เกิดความคิดสร้างสรรค์ และได้เรียนรู้ร่วมกัน ทำให้พนักงานได้รู้สึกมีแรงบันดาลใจและรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท การตั้งชื่อห้อง ชื่ออาคาร หรือชื่อชั้นต่างๆ เพื่อแสดงจุดประสงค์การใช้พื้นที่ ตัวอย่างเช่น “ศูนย์การเรียนรู้” “ห้องนวัตกรรม” หรืออะไรที่ใหม่ๆ มุมมองใหม่ มันจะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงพื้นที่ทำงานในแต่ละจุด ทำให้ดึงดูดคนที่มีความสามารถคล้ายๆกัน และชื่อห้องต่างๆมันจะส่งผลต่อพฤติกรรมของคนทำงาน
ตัวอย่างบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google แบ่งพื้นที่ทำงานเป็นวิทยาเขต ด้วยเหตุผลที่ต้องการให้วิศวกรได้ทดลองสิ่งประดิษฐ์เหมือนตอนสมัยเรียนมหาวิทยาลัย แม้แต่บริษัท UPS เปลี่ยนชื่อสำนักงานใหญ่จาก Plaza เป็น Casey Hall เพื่อเน้นย้ำถึงสภาพแวดล้อมที่อบอุ่น เชิญชวนการทำงานแบบร่วมมือเป็นทีมมากขึ้น
2 รับฟังสิ่งที่พนักงานต้องการ
ช่วงสถานการณ์โควิด-19 เหมือนสถานการณ์ที่ช่วยให้ได้รับฟังสิ่งที่พนักงานบริษัทต้องการจะบอกว่าพวกเขาต้องการพื้นที่ทำงานอย่างไร แม้มันจะไม่สามารถทำตามได้ทุกความคิดเห็น พนักงานส่วนใหญ่ต้องการอะไรที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น มีเทคโนโลยีที่ดีช่วยในการทำงาน หรือสิ่งที่ทำให้พนักงานอยากมาทำงานให้บริษัท ผู้ประกอบการและเจ้าของกิจการควรใส่ใจเรื่องนี้ให้ดี
3 ทดลองพื้นที่ภายในองค์กร
การทดลองออกแบบสภาพแวดล้อมภายในสำนักงาน อาจจะเริ่มจากการสำรวจแนวคิดภายในองค์กร แล้วค่อยเปลี่ยนแปลงไปทีละน้อย ออกแบบสภาพแวดล้อมที่ทำงานให้มีความรอบคอบมากขึ้น เช่น เปลี่ยนรูปแบบห้องประชุม เปลี่ยนโต๊ะทีมใหม่ ปรับปรุงพื้นที่ไปทีละจุด มากกว่าทุบออฟฟิตทิ้งแล้วสร้างใหม่ หรือบางทีเราสามารถนำเทคโนโลยีมัลติมีเดียมาช่วยให้ผู้คนมารวมตัวกัน สร้างรูปแบบการทำงานใหม่ๆ ที่สำคัญเราควรคำนึงถึงความปลอดภัย สุขภาพกายและสุขภาพจิต เพื่อสร้างความยั่งยืนขององค์กร
4 สถานที่ทำงานที่ออกแบบตามข้อมูลพื้นฐาน
ยุคสมัยมีการเปลี่ยนแปลงไปตลอด ตามเจนเรเนชั่นและตามช่วงวัย ฉะนั้นรูปแบบออฟฟิตไม่จำเป็นจะต้องเหมือนเดิม เหมือน10ปีที่แล้ว หรือ5ปีที่แล้ว ในยุคปัจจุบันเป็นรุ่นของเจน y เจน z เราต้องศึกษาลักษณะและพฤติกรรมของคนรุ่นมิลเลนเนียล เพราะมันมีผลต่อคนรุ่นนี้จะเข้ามาสมัครงานและอยากทำงานในองค์กร และรู้สึกอยากลาออกน้อยลง หากองค์กรต้องการบุคลากรคนรุ่นใหม่มาทำงาน ควรคำนึงสภาพแวดล้อม รูปแบบการทำงานที่สร้างแรงจูงใจให้คนรุ่นใหม่ๆ
ตามหลักการข้างต้น ทั่วโลกเริ่มมาให้ความสำคัญเมื่อโควิด-19ได้มาเยือนเรียบร้อยแล้ว ว่าสิ่งเหล่านี้ควรคำนึงและใส่ใจเป็นอย่างมาก การออกแบบสภาพแวดล้อมที่ดีให้องค์กร สร้างความเป็นอยู่ที่ดีให้กับพนักงาน เป็นพื้นที่ที่มีส่วนร่วมจากทุกคน จะเป็นการรักษาพนักงานที่มีคุณภาพ และดึงดูดคนที่มีความสามารถใหม่ๆอยากเข้ามาทำงานกับองค์กร
สถานที่ทำงานยุคใหม่
ในยุคปัจจุบัน การเข้าถึงสื่อต่างๆมีมากและเข้าถึงง่ายกว่ายุคก่อน ทำให้คนรุ่นใหม่มีทางเลือก มีอาชีพใหม่ๆที่พวกเขาต้องการจะทำหลากหลาย ทำให้เวลาคนรุ่นใหม่จะสมัคงานที่ใดซักที่หนึ่ง พวกเขาจะดูจากวิสัยทัศน์และค่านิยมขององค์กร การมีวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นสถานที่ที่ผู้คนเกิดการเรียนรู้ สร้างปัญญา และสร้างประสบการณ์
ความสัมพันธ์ของคนทำงาน เปรียบเสมือนจิตวิญญาณของบริษัทและองค์กรให้เดินไปข้างหน้า แม้ว่าสถานการณ์โลกจะทำให้บางครั้งผู้คนต้องทำงานอยู่ในบ้านตนเอง แต่การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน มันช่วยในเรื่องกระบวนการ แต่การพบปะกันก็ยังจำเป็นต่อมนุษย์ที่ตนการสังคม มากกว่าอยู่สันโดษ
การทำงานที่บ้าน หรือทำงานที่ออฟฟิต
มันเป็นข้อถกเถียงกันในกลุ่มคนทำงานว่าการทำงานทั้งสองรูปแบบ เป็นทางเลือกที่ดีหรือไม่ ทางเลือกที่เหมาะสมในอนาคตของพนักงาน อาจจะหมายถึงการที่ไม่ต้องเข้าออฟฟิตทุกวัน มีบางวันที่ทำงานอยู่ที่บ้าน ลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของการเดินทาง จะว่าไปสื่อต่างประเทศหลายๆแห่งได้พยายามเสนอแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่ๆ ทดลอง และหาทางเลือกที่ใช่ แล้วนำไปปฏิบัติจริง
ผู้เขียนลองเข้าไปดูข้อมูลจากเว็บไซต์ต่างประเทศ พยายามทำความเข้าใจรูปแบบออฟฟิตในอนาคต ส่วนใหญ่จะเน้นเรื่องการใส่ใจสุขภาพกายและจิตใจของคนทำงาน สภาพแวดล้อมที่ดีส่งเสริมให้คนทำงานได้ดียิ่งขึ้น
ออฟฟิตที่ดีอย่างแท้จริงต้องใส่ใจสุขภาพของคนและใส่ใจสิ่งแวดล้อม หมายความว่า พื้นที่ทำงานไม่ทำลายบริบทและสภาพแวดล้อมให้เป็นพิษไปมากกว่าเดิม เป็นภาพฝันที่แต่ละองค์กรต้องค่อยๆลงมือทำ และปรับการทำงานให้มีความยืดหยุ่นมากกว่าเดิม เป็นภาพฝันที่แต่ละองค์กรต้องค่อยๆลงมือทำ และปรับการทำงานให้มีความยืดหยุ่นมากกว่าเดิม พนักงานได้มีเวลาอยู่บ้าน อยู่กับครอบครัว มีเวลาได้ทำกิจกรรมที่พวกเขาสนใจ ซึ่งการทำงานที่พนักงานได้มีเวลาพัฒนาตนเอง จะทำให้พนักงานมีความสุข
บริษัท Google ได้ให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิต แต่ปรับให้ยืดหยุ่นขึ้น คือ พนักงานมาทำงานที่ออฟิตประมาณสองถึงสามวันต่อสัปดาห์ แล้วให้พนักงานผลัดกันทำงานที่บ้านของตนเอง ซึ่งการมาที่ทำงานมักจะเป็นการมาด้วยจุดประสงค์เป้าหมายร่วมกัน มันไม่ใช่การมานั่งทำงานหน้าคอมเพียงเท่านั้น แต่เป็นการมาระดมความคิดร่วมกัน การพบปะลูกค้า เป็นต้น
ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงที่ทำงาน
บริษัท Google
Google ได้ทดลองเปลี่ยนแปลงการทำงานภายในออฟฟิต ออกแบบพื้นที่ทำงานโดยปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญ และกลุ่มคนในช่วงเจน Z ว่าสถานที่ทำงานในอนาคตจะเป็นอย่างไร และตรงกับความต้องการของคนรุ่นใหม่ สุดท้ายคำตอบของกูเกิลคือ อีเกียและเลโก้ ได้มาช่วยออกแบบเฟอร์นิเจอร์ชื่อว่า “Team Pods” แบ่งพื้นที่แต่ละจุดเป็นพ็อด แต่ละพ็อดประกอบด้วยเก้าอี้ โต๊ะทำงาน กระดานไวท์บอร์ด ที่เก็บของแบบมีล้อเลื่อนซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนรูปทรงได้อิสระ
นอกจากนี้การทำงานจากทางไกลหรือการประชุมออนไลน์ กูเกิลได้สร้างห้องประชุมแบบแคมป์ไฟ ผู้เข้าร่วมประชุมนั่งสลับกับหน้าจอประชุมเป็นครึ่งวงกลม ทำให้รู้สึกว่าคนที่นั่งประชุมในสำนักงานและประชุมผ่านจอ ได้นั่งประชุมในห้องประชุมร่วมกัน บริษัทกูเกิลได้ออกแบบและสร้างพื้นที่ทำงานกลางแจ้ง ซึ่งสำนักงานใหญ่ของกูเกิลอยู่ที่ซิลิคอนแวลลีย์ อากาศค่อนข้างดี ปรับเปลี่ยนพื้นสนามหญ้าและพื้นที่จอดรถเป็นแคมป์ ตั้งชื่อว่า “Camp Charleston” ทำเป็นพื้นไม้และมีรั้วไม้ปิดล้อมพื้นที่ประมาณสี่สนามเทนนิส และมีไวไฟทั่วบริเวณ การตกแต่งสถานที่เหมือนสถานที่พักผ่อน คาดว่าจะขยายรูปแบบพื้นที่ทำงานกลางแจ้งไปที่ลอนดอน ลอสแองเจลิส มิวนิก นิวยอร์ก และซิดนีย์
พนักงานในออฟฟิตกูเกิลสามารถกลับมานั่งทำงานที่โต๊ะของตัวเองตามตารางหรือการกำหนดวันเข้าออฟฟิตของแต่ละคน ทั้งนี้เพื่อเว้นระยะห่างจากการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานโต๊ะใกล้กัน พนักงานในบริษัทกูเกิลมีมากกว่าหนึ่งแสนคนทั่วโลก ฉะนั้นการทำงานแบบเห็นหน้ากันคงเป็นไปได้แน่นอน กูเกิลพยายามจะทำให้บริษัทมีคนทำงานที่สามารถทำงานได้ทุกที่บนโลก ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่โต๊ะทำงานในออฟฟิต กูเกิลบอกว่าบริษัทวางแผนรองรับอนาคตในอีกสิบปีข้างหน้า โควิด-19 ทำให้ทุกอย่างเดินไปข้างหน้า
บทสรุป
สถานการณ์โควิด-19 ในช่วงนี้ ทุกอย่างจึงมีการเปลี่ยนแปลงปรับเปลี่ยน โดยเฉพาะพฤติกรรมและความเป็นอยู่ในชีวิตประจำวันของมนุษย์ มันคือการปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ในยุคนี้การอยู่รอดของมนุษย์คือ การทำงาน งานส่วนใหญ่มักจะทำร่วมกัน นั่นคือ การทำงานในสำนักงานหรือองค์กร ฉะนั้นการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบเดิมๆอาจจะเป็นสิ่งที่ถูกต้อง หรือเป็นสิ่งที่มนุษย์ต้องลองผิดลองถูก คาดว่าผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อม สุขภาพของคนทำงาน และรูปแบบของงานให้มีความเหมาะสม ให้องค์กรเป็นสถานที่ทำงานที่มีความสุข ปลอดภัย และสร้างการเรียนรู้ร่วมกัน มันจะทำให้คนในองค์กรมีการพัฒนา มีแรงจูงใจ แรงบันดาลใจที่จะมีส่วนร่วมให้เกิดการพัฒนางาน นวัตกรรมก้าวไปข้างหน้า
